Электронный документооборот, который обеспечивает контроль исполнительской дисциплины. Система предоставляет одновременно средства совместной работы сотрудников с документами и готовые инструменты для автоматизации процессов документооборота и контроля исполнения поручений.
Основные функции системы электронного документооборота
Основные функции системы электронного документооборота являются:
— регистрация документов;
— контроль исполнения документов;
— контроль движения бумажного и электронного документа, ведение истории работы с документами;
— создание и редактирование реквизитов документов;
— формирование отчётов по документообороту предприятия;
— создание документа прямо в системе;
— работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и много форматными документами, вложениями;
— электронное распространение документов;
— работа с документами в папках;
— уменьшением затрат на доступ к информации и обработку документов.
Преимущества электронного документооборота
К основным достоинствам электронного документооборота можно отнести следующие:
— централизованное, структурированное и систематизированное хранение документов в электронном архиве;
— сокращение расходов на печать, почтовую пересылку и хранение бумажных документов;
— единообразный подход к процедурам формирования и обработки документа (регистрация, согласование и т.п.);
— сокращение времени на доставку, регистрацию и согласование документов;
— быстроту подписания документов;
— возможность круглосуточно в режиме online осуществлять любые операции с документами: поиск, загрузку, печать, сверку, отклонение, а также отслеживать их движение;
— быстрый поиск документов.
— в системе электронного документооборота, организация может не распечатывать документы, а хранить их в электронном архиве.
— в случае необходимости документы, хранящиеся в архиве, при надобности можно распечатать.